Quy trình xây dựng KPIs cho một bộ phận, chức danh công việc
BSC & KPI từ lâu đã mang lại
nhiều lợi ích cho Doanh Nghiệp nếu biết vận dụng đúng cách và thực thi các
nguyên tắc rõ ràng trong xây dựng, đánh giá các tiêu chí KPI tại Doanh Nghiệp.
Sau đây là 6 bước xây dựng KPI cho một bộ phận, chức danh công việc:
Lợi ích từ BSC
& KPI mang lại cho doanh nghiệp
Bước 1: Xác định bộ phận/người
xây dựng KPIs
Các bộ phận/phòng/ban tự xây dựng
KPIs: có thể do các bộ phận/phòng/ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống
KPIs cho các vị trí chức danh trong bộ phận/phòng/ban đó dựa trên sự hướng dẫn,
trợ giúp về mặt phương pháp của những người có chuyên môn (bộ phận chuyên trách
nguồn nhân lực, các nhà chuyên môn).
- Người xây dựng KPIs thường là
Trưởng bộ phận/phòng/ban – người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu
cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Trong trường hợp bộ phận/phòng/ban
quá lớn thì việc xây dựng KPIs nên được đảm nhận bởi những quản lý cấp thấp
hơn.
- Ưu điểm của phương pháp này:
các chỉ số KPIs do các bộ phận/phòng/ban tự xây dựng cho bộ phận mình sẽ có
tính khả thi cao và mang thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
- Nhược điểm của phương pháp này:
có thể dẫn đến việc thiếu khách quan trong việc xây dựng hệ thống KPIs như: đặt
mục tiêu quá thấp. Do đó, nếu xây dựng KPIs theo phương pháp này thì cần có sự
kiểm định, đánh giá của hội đồng những nhà chuyên môn, am hiểu về công việc của
bộ phận/phòng/ban.
Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực,
các nhà chuyên môn: khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được
tính khách quan, khoa học về phương pháp. Tuy nhiên các chỉ số KPIs đưa ra có thể
không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng/ban.
- Để khắc phục vấn đề này, hệ thống
KPIs sau khi được xây dựng cần có sự góp ý, thẩm định, đánh giá của bộ phận chức
năng.
Bước 2: Xác định các KRAs (Keys
Result Area) của bộ phận (các chức năng/nhiệm vụ của Phòng).
Mỗi bộ phận trong tổ chức có những
chức năng/trách nhiệm cụ thể đặc trưng cho bộ phận/phòng/ban và hệ thống các
KPIs được xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, chức năng, nhiệm vụ của
bộ phận.
Bước 3: Xác định vị trí chức danh
và các trách nhiệm chính của vị trí chức danh.
- Với mỗi vị trí chức danh thì
người xây dựng KPIs cần chỉ ra một số trách nhiệm chính mà người đảm nhận vị
trí công việc này phải thực hiện (mô tả công việc). Các trách nhiệm chính này
là cơ sở để xây dựng hệ thống chỉ số KPIs do đó, các trách nhiệm nêu ra phải rõ
ràng, cụ thể và có thể thực hiện được.
Bước 4: Xác định các chỉ số KPIs
(chỉ số đánh giá)
a. KPIs của bộ phận: dựa trên cơ
sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng/ban người xây dựng hệ thống KPIs
sẽ xây dựng những chỉ số KPIs chung đặc trưng cho cả bộ phận. Những chỉ số KPIs
này là cơ sở để xây dựng KPIs của từng vị trí chức danh.
b. KPIs cho từng vị trí chức
danh:
- Vây dựng KPIs để cho người lao
động thực hiện đúng mô tả và yêu cầu công việc. Do đó, các chỉ số KPIs được xây
dựng trên cơ sở những trách nhiệm chính của vị trí chức danh nêu trên và các chỉ
số KPIs của từng bộ phận.
- Các chỉ số KPIs phải đảm bảo
tiêu chí SMART và phải có nguồn thu thập thông tin mà doanh nghiệp đang áp dụng
hoặc sẽ áp dụng trong tương lai gần.
- Kỳ đánh giá: Kỳ đánh giá thường
áp dụng là tháng, quý, năm. Tùy vào từng chỉ số KPIs, nội dung của các từng chỉ
số mà người
Bước 5: Xác định mức độ điểm số
cho các kết quả đạt được
- Thông thường điểm số được chia
ra thành 2 – 5 mức độ điểm số tương ứng với mức độ hoàn thành công việc theo kết
quả.
- Càng nhiều mức độ điểm số thì
việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nếu quá chia nhỏ các mức độ điểm số
thì việc đánh giá cuối cùng và xác định tổng điểm cuối cùng sẽ gặp khó khăn
trong việc xác định điểm số.
Bước 6: Liên hệ giữa kết quả đánh
giá KPIs và lương, thưởng
Với mỗi khung điểm số cụ thể người
xây dựng hệ thống KPIs sẽ xác định mỗi liên hệ giữa kết quả đánh giá và các mức
đãi ngộ cụ thể.
Tùy thuộc vào từng bộ phận chức
danh, lĩnh vực hoạt động… mà các nhà quản lý thực hiện việc xây dựng KPIs linh
hoạt trong các bước và nên thuê các chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm kết hợp với
nhân viên trong Công ty để chỉ tiêu đưa ra đưa vào sử dụng phát huy hiệu quả
cao và phù hợp với mục tiêu quản lý chung của Công ty, đặc biệt là mục tiêu
trong quản lý nhân sự.
Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, bạn
có thể tham dự chương trình Xây Dựng, Triển Khai KPI Theo “Định Dạng BSC” do
trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý SAM tổ chức tại đây: http://sam.edu.vn/xay-dung-kpis-tu-muc-tieu-cong-ty-theo-dinh-dang-bsc/
Nhận xét
Đăng nhận xét