Quản Lý Thời Gian: 7 sai lầm cần tránh
Quản lý thời gian thiếu hiệu quả
có thể dẫn đến stress và mất cân bằng trong công việc lẫn cuộc sống. Để cải thiện
kỹ năng này, bạn cần khắc phục 7 sai lầm thường gặp trong quản lý thời gian.
Khi thật sự kiểm soát được thời gian, những căng thẳng áp lực sẽ giảm bớt và hiệu
suất công việc chắc chắn được cải thiện. Khi đó, bạn có thể dành nhiều thời
gian cho những ý tưởng mới hứa hẹn đem lại những bước tiến mới trong sự nghiệp.
Nói một cách ngắn gọn, bạn sẽ hạnh phúc và thành công hơn với công việc của
mình.
Quản Lý Thời Gian: 7 sai lầm cần tránh
Sai lầm thứ 1: Không đặt mục tiêu
cho bản thân
Đặt mục tiêu cho bản thân rất
quan trọng để bạn quản lý thời gian hiệu quả, vì những mục tiêu giúp bạn định
hướng rõ ràng cho con đường sự nghiệp. Khi đã biết rõ nơi muốn đến, bạn có thể
chủ động cho những việc cần ưu tiên. Việc lập mục tiêu cũng giúp bạn quyết định
đâu là việc đáng để dành thời gian và đâu là những thứ chỉ gây xao lãng.Quản lý
thời gian – 7 sai lầm cần tránh Hãy nhớ đặt mục tiêu theo quy tắc SMART:
Specific – Cụ thể, Measurable – Đo lường được, Attainable – Khả thi, Relevant –
Phù hợp, và Time-bound – Có thời hạn xác định.
Sai lầm thứ 2: Không lên danh
sách những việc cần làm
Đã bao giờ bạn quên không làm một
việc quan trọng nào đó? Nếu đúng thế, có lẽ bạn đã không sử dụng một To-Do List
– danh sách những việc cần làm – để kiểm soát công việc. Để lập To-Do List, hãy
viết ra tất cả những việc bạn cần phải hoàn tất trong ngày. Đối với những dự án
có khối lượng công việc lớn, hãy chia nhỏ theo từng giai đoạn. Danh sách càng
chi tiết, bạn càng dễ quản lý, không bỏ sót việc nào và không cảm thấy nặng nề
với những công việc lớn. Ví dụ: thay vì viết “Lập kế hoạch bán hàng cho quý 4”,
bạn nên viết chi tiết như “Xem lại danh sách khách hàng” “Đánh giá tình hình
doanh số”… Sau khi đã có danh sách, bạn
có thể dùng hệ thống ký hiệu từ A-D: A cho những việc có độ ưu tiên cao còn D
cho những việc không cần nhiều ưu tiên.
Sai lầm thứ 3: Không dành quyền
ưu tiên
Bí quyết để sử dụng To-Do List hiệu
quả nằm ở việc xác định mức độ ưu tiên công việc. Đôi khi thật khó để quyết định
nên ưu tiên việc nào, nhất là khi bạn phải đương đầu với hàng loạt công việc
cùng một lúc và việc nào cũng gấp.
Quản lý thời gian hiệu quả và đạt
được những điều bạn muốn đồng nghĩa với việc dành thời gian cho những việc thật
sự quan trọng chứ không chỉ đơn thuần là cấp bách. Hiểu rõ sự khác biệt giữa
quan việc quan trọng và việc cấp bách sẽ giúp bạn xác định được việc nào cần ưu
tiên:
• Những việc quan trọng đem đến những kết quả
giúp bạn đạt được muc tiêu của mình.
• Những việc cấp bách đòi hỏi sự lưu tâm tức
thời và thường đi kèm với việc đạt được mục tiêu của một ai đó khác.
Sai lầm thứ 4: Không thể kiểm
soát những yếu tố gây xao lãng
Sự phân tâm có thể tiêu tốn của
chúng ta đến hai giờ đồng hồ mỗi ngày. Đó có thể là những email không liên quan
đến công việc, chat, đồng nghiệp cần tâm sự…
Hãy giảm thiểu những yếu tố gây
xao lãng này! Ví dụ, hãy cương quyết tắt các cửa sổ IM chat khi bạn cần tập
trung, và nếu ai đó đang làm bạn xao lãng, đừng ngại nói với họ điều đó. Bạn
cũng cần học cách nâng cao khả năng tập trung, bắt đầu bằng một bữa sáng đầy đủ
dinh dưỡng và uống thật nhiều nước trong ngày. Đừng ôm đồm quá nhiều việc một
lúc, đóng cửa phòng lại và nghe một chút âm nhạc nếu điều này giúp bạn thấy tập
trung.
Sai lầm thứ 5: Ôm đồm quá nhiều
việc
Bạn có phải là người khó nói
“không” với người khác? Nếu đúng thế, hẳn bạn đang đối mặt với cả núi những dự
án và cam kết. Chính điều này khiến bạn giảm hiệu suất làm việc, stress và suy
sụp tinh thần. Trước khi nhận một công việc, bạn hãy tự đặt cho mình một vài
câu hỏi quan trọng sau:
• Yêu cầu công việc có đúng với mục tiêu và mục
đích làm việc của tôi không?
• Tôi có phải là người làm việc này tốt nhất
không?
• Tôi có thời gian để làm việc này không?
Nếu câu trả lời của bạn là
“không” cho 3 câu hỏi nào nêu trên, tốt nhất bạn cũng nên nói “không” với công
việc ấy. Mặt khác, sẽ thiếu chuyên nghiệp nếu từ chối một công việc chỉ vì bạn
không muốn làm, bạn không hiểu phải làm thế nào, công việc này tốn nhiều thời
gian của bạn, hay công việc thật rối rắm và phức tạp. Vì vậy, 3 câu hỏi trên sẽ
giúp bạn đưa ra lý do hợp lý để từ chối.
Sai lầm thứ 6: Làm nhiều việc
cùng lúc
Để hoàn thành nhanh khối lượng
công việc, bạn Hoa thường vừa viết email vừa trò chuyện điện thoại với khách
hàng. Hoa nghĩ rằng mình đã sử dụng thời gian hiệu quả, sự thật là khi làm nhiều
việc cùng một lúc, bạn sẽ phải mất thêm 20-40% khoảng thời gian cần thiết để
hoàn tất so với khi làm tuần tự từng việc một. Kết quả là Hoa không làm tốt cả
hai việc – email thì đầy những lỗi sai còn khách hàng rất phật ý vì sự kém tập
trung của Hoa.
Vì thế, tốt nhất bạn nên tập
trung giải quyết từng việc một. Như thế, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn với chất
lượng công việc tốt hơn.
Sai lầm thứ 7: Không dành vài
phút giải lao
Bạn nghĩ rằng sẽ thật hay nếu
mình có thể làm việc liên tục 8-10 giờ đồng hồ không ngừng nghỉ, nhất là khi
đang cận kề với deadline. Tuy nhiên, không ai có thể tập trung làm việc với
năng suất cao mà không dành cho bộ não của mình đôi chút thời gian để nghỉ ngơi
và nạp năng lượng.
Vì vậy, bạn đừng bỏ qua những
phút giải lao và cho đó là “lãng phí thời gian”. Giờ giải lao đem lại cho bạn
thời gian nghỉ ngơi quý giá, nhờ đó bạn có thể tư duy sáng tạo hơn và làm việc
hiệu quả hơn. Bạn có thể đi dạo nhanh một vòng, pha một tách cà phê, hay chỉ
đơn giản là ngồi tại bàn làm việc mà không làm gì cả. Hãy cố gắng thu xếp giải
lao khoảng 5 phút sau mỗi 1-2 giờ làm việc. Và cũng đừng quên tự cho mình quỹ
thời gian rộng rãi để ăn trưa và nghỉ ngơi.
Hãy thử áp dụng những cách trên,
bạn sẽ thấy những thay đổi rõ rệt trong công việc, giảm stress, tăng hiệu suất,
thăng chức, tăng lương! Chúc bạn thành công.
Tham khảo chương trình Quản Lý Thời
gian: http://sam.edu.vn/ky-nang-quan-ly-thoi-gian/
Nhận xét
Đăng nhận xét