Soạn Thảo Văn Bản – Những quy tắc vàng cần lưu ý

Soạn thảo văn bản là công việc làm nhiều trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cũng như của từng cá nhân chúng ta. Các văn bản là những hợp đồng, các loại đơn khiếu nại, công văn, quyết định, thông báo, các biểu mẫu, …. Văn bản khi trao cho một cá nhân hay tổ chức khác đều phải được thể hiện chính xác và thể hiện tính chuyên nghiệp của một cá nhân hay một tổ chức.

Vậy soạn thảo văn bản, dễ hay khó? Đây là một câu hỏi tưởng chừng như bình thường nhưng chúng ta cần phải lưu tâm. Đôi khi chính những điều đơn giản chúng ta không để ý lại là những con sâu không đẹp. Để tránh những lỗi thường gặp trong soạn thảo văn bản, chúng ta cần lưu ý một số nguyên tắc sau:

Ngôn ngữ văn bản

Ngôn ngữ phải phù hợp với từng thể lại văn bản,quy tắc chung là phải thể hiện tính nghiêm túc, trang trọng, lịch sự. Nếu không đạt được yêu cầu này, sử dụng ngôn ngữ đời thường thì sẽ khiến người nhận văn bản cảm thấy phản cảm và khó chịu. Cần phải viết chính xác tên các cơ quan, đơn vị, địa chỉ, địa phương, không được tùy tiền thay đổi hoặc viết tắt.

Văn phong văn bản

Văn phong văn bản phải ngắn gọn, cô đọng đặc biệt là trong các loại văn bản như quyết định, thông báo, … thì lệnh của lãnh đạo càng mang tính quyền uy và thuyết phục hơn.

Cần phải viết chính xác tên các cơ quan, đơn vị, địa chỉ, địa phương, không được tùy tiền thay đổi hoặc viết tắt. Viết đúng chính tả, không dùng chữ thừa, vô ích, đặc biệt là không dùng chữ “vân vân”.

Khi soạn thảo văn bản cần dùng từ ngữ phổ thông

Từ ngữ và phông chữ

Khi soạn thảo văn bản cần dùng từ ngữ phổ thông, tránh dùng từ địa phương, tiếng lóng. Không tùy tiện đặt ra từ mới, nếu có phải chú thích và xác định nghĩa rõ ràng để tránh gây hiểu lầm cho người nhận.

Sử dụng bộ phông chữ tiếng Việt Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Nên dùng các phông phổ biến như Arial, Tahoma, Times New Roman, Verdana, …

Hình chữ (đứng, đậm, nghiêng, gạch chân) và loại chữ (in thường, in hoa) nên dùng có cân nhắc:

-       Chữ in đậm: dùng cho các ý cần nhấn mạnh, nhưng không in đậm quá nhiều.

-       Chữ in nghiêng: dùng cho các đoạn trích dẫn nguyên văn và các ví dụ.

-       CHỮ IN HOA: tránh viết in hoa toàn bộ câu, chỉ viết in hoa chữ cái đầu âm tiết theo đúng quy định thông thường.

-       Chữ gạch chân: hạn chế, nói chung là không nên dùng.