QUẢN LÝ THỜI GIAN – Nhân viên giỏi sẽ không đi sớm về muộn
Hãy thử tưởng tượng một nhân viên
chúi mũi từ sáng đến chiều hì hụi với công việc và ở lại công ty đến tận chiều
tối mặc dù đã kết thúc giờ làm. Bạn nghĩ rằng nhân viên này là một tấm gươg
đáng khen ngợi? Không đâu! Một xếp giỏi không bao giờ “cưng” loại nhân viên chỉ
cần cù như thế!
Những người quản lý thời gian hiệu
quả sẽ có tư duy rành mạch hơn, rõ ràng hơn, họ là những người sáng tạo hơn và
làm việc tốt hơn. Chắc chắn như thế! Và rõ ràng là họ sẽ có nhiều thời gian hơn
để đào sâu nghiên cứu những vấn đề chuyên ngành, hay đơn giản là làm những công
việc riêng.
Thay đổi thói quen bây giờ cũng
chưa muộn. Và cũng chẳng khó khăn gì. Dưới đây là vài điểm để tham khảo
1. Làm việc một cách có tổ chức.
Sắp đặt bàn làm việc gọn gàng với hệ thống hồ sơ, tài liệu riêng khoa học, có lịch
công tác chính cho cả khoảng thời gian dài với các công việc cụ thể hàng ngày ,
và đừng quên một cái... sọt rác ở bên cạnh. Có thể sử dụng một số chương trình
trong máy tính để quản lý công việc, sành điệu một tý thì chơi PDA gắn theo người
(điện thoại di động thì không ghi đủ). Dọn sạch bàn làm việc mỗi ngày bằng cách
ghi lại các nhiệm vụ phải làm sắp tới (cùng các thông tin quan trọng) vào lịch
biểu trong máy tính. Đánh dấu những công việc ưu tiên hoặc vứt bỏ những giấy tờ
không cần dùng. Có thể ghi chú thêm thông tin trên những sticker nhỏ dán trước
mặt nhưng nhớ là các mẩu giấy này ngoài việc khiến cho bàn làm việc trông không
đẹp mắt còn có thể bị bay đi mất.
2. Lên kế hoạch trước. Để đến đầu
giờ sáng mới lên kế hoạch trong ngày là quá muộn. Hãy sắp xếp việc thật cụ thể
từ chiều hôm trước. Hãy tách riêng các công việc và xác định rõ việc nào nên
làm ngay hôm sau, việc nào nên làm trước trong tuần này, việc nào có thể để lại.
Đương nhiên, danh sách các công việc có thể thay đổi hàng ngày vì phát sinh
thêm việc mới.
3. Xác định ưu tiên. Sắp xếp thời
gian mỗi ngày để giải quyết các công việc ưu tiên và cũng cần linh hoạt dành đủ
thời gian cho những việc bất ngờ xảy ra. Hãy học cách nói “không” với những việc
không phải là ưu tiên.
Quản lý thời gian hiệu
quả - công việc sẽ hiệu quả
4. Biết rõ khi nào mình làm việc
hiệu quả nhất. Nếu thấy mình làm việc vào buổi sáng là hiệu quả nhất, tại sao lại
không đưa những công việc quan trọng vào buổi sáng? Những thời gian không phải
là “đỉnh” thì dành để làm những công việc mang tính chất thường nhật, kém hấp dẫn
hơn. Cũng có người thấy họ chỉ viết lách hiệu quả trong không gian yên tĩnh vào
lúc... nửa đêm. Cũng không phải thói quen xấu nhưng sẽ bất lợi vì nếu muốn hỏi
han, điện thoại thì chỉ có cách chờ đến sáng hôm sau.
5. Đừng quên những việc nhỏ,
nhưng tập trung chúng lại. Chớ để cho các việc nhỏ trôi đi, tốt nhất là dành 30
phút mỗi ngày cho các công việc này. Nhưng đừng để phải mất công nhiều lần chạy
đi chạy lại ra máy photocopy, và dành các cuộc điện thoại để một lần nhấc máy gọi
luôn thể.
6. Chia nhỏ. Quản lý các dự án lớn
bằng cách chia thành các phần nhỏ và dễ quản lý hơn. Không ai dám tự nhận mình
là “chuyên gia giải quyết chuyện lớn” và cũng không có người nào thuộc loại chỉ
để làm chuyện nhỏ. Đừng choáng ngợp trước những dự án đồ sộ, hãy tách thành các
tiểu dự án và sẽ thấy công việc đơn giản hơn.
7. Tập cho mình tính kỷ luật.
Thay vì thường xuyên kéo lê cả đống việc, cần xác định hạn chót để hoàn thành từng
công việc. Một mẹo nhỏ là nếu cần hoàn tất một việc vào 5h chiều thứ Năm thì
hãy bắt mình kết thúc vào lúc 12h trưa. Nên giải quyết các việc khó trước, sau
đó tha hồ... dạo chơi.
8. Vất vả khi cần thiết, về sớm
khi hết việc. Làm việc hì hục quanh năm ngày tháng không có gì đáng khen. Khi
công việc quá nhiều thì có thể làm việc thâu đêm nhưng nếu thấy mình đã thực sự
hoàn tất công việc thì cứ “thiên nhiên” mà đi về sớm một chút. Về sớm khi đã hết
việc không phải là lỗi.
Sau khi đã làm tốt những bước
trên, bạn có thể đảm bảo rằng “cả nhà ta” có thể quản lý hữu hiệu quỹ thời gian
của mình, và chỉ cần một khoảng thời gian hợp lý vẫn có thể đạt chất lượng công
việc cao. Để hiểu rõ hơn về những phương thức quản lý thời gian làm việc hiệu
quả như thế nào. Bạn có thể tham gia chương trình đào tạo Quản Lý Thời Gian được
tổ chức khai giảng thường xuyên tại Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý SAM.
Xem thêm chương trình Quản Lý Thời
Gian tại đây: http://sam.edu.vn/ky-nang-quan-ly-thoi-gian/
Trúc Mai
For more Information or Support, Please contact us:
Nhận xét
Đăng nhận xét