Quy trình triển khai KPIs đánh giá hiệu quả công việc
KPIs xuất hiện tại Việt Nam trong
khoảng một vài năm trở lại đây. sự thịnh hành “độ nóng” của KPI đến mức chỉ cần
cứ nhắc đến đánh giá hiệu quả công việc là người ta sẽ mong muốn xây dựng KPI.Tuy
nhiên số doanh nghiệp thành công khi sử dụng KPI lại rất ít.
Do đó, để tiến hành xây dựng
thành công hệ thống các chỉ tiêu và đánh giá nhân sự hiệu quả, chúng ta cần
nghiên cứu lại mục đích của việc sử dụng KPIs, ưu nhược điểm của nó, cũng như
quy trình xây dựng 1 hệ thống KPIs trong doanh nghiệp:
1. MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC SỬ DỤNG KPIs TRONG ĐÁNH
GIÁ CÔNG VIỆC:
Việc sử dụng KPIs trong đánh giá
thực hiện công việc nhằm mục đích:
Có thể đảm bảo người lao động thực
hiện đúng các trách nhiệm trong bản mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ
thể.
Các chỉ số đánh giá mang tính định
lượng cao, có thể đo lường cụ thể do đó nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện
công việc.
Việc sử dụng các chỉ số KPIs góp
phần làm cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ
thể, công bằng và hiệu quả hơn...
2. MỤC TIÊU KHI XÂY DỰNG KPIs
Là 1 công cụ dùng trong đánh giá
thực hiện công việc, nên khi xây dựng hệ thống KPIs những nhà quản lý cũng cố gắng
và hướng đến đảm bảo được tiêu chí SMART:
1. S – Specific: Cụ thể
2. M – Measurable: Đo lường được
3. A – Achiveable: Có thể đạt được
4. R - Realistics:Thực tế
5. T – Timbound: Có thời hạn cụ
thể
Không phải là yêu cầu bắt buộc
khi xây dựng KPIs, tuy nhiên nếu hệ thống KPIs cuả tổ chức đảm đạt được tiêu
chí SMART thì hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc sẽ rất cao.
3. ƯU ĐIỂM KHI TRIỂN KHAI KPIs TRONG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC
- Nó có thể là một cách rất nhanh
cho thấy thành quả hiện thời của một mục đích hoặc một mục tiêu chiến lược.
- Các quyết định có thể được thực
hiện nhanh hơn khi có những đo lường nhận thấy được và chính xác đi kèm theo.
- Có thể giúp khâu quản lý nhận
biết thành quả của tổ chức, phòng/ban hoặc một nhân viên nào đó của mình để từ
đó có hướng khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên.
KPIs giúp đánh giá thực hiện công việc một cách hiệu quả hơn bao giờ hết
- Một đội nhóm có thể làm việc
chung với nhau theo những mục đích đo lường được.
- Đưa ra các chỉ tiêu có thể đo
lường được, từ đó việc ĐGTHCV sẽ cụ thể hơn và dễ thực hiện hơn mà ít có những
kiến nghị, bất đồng.
alt
4. NHƯỢC ĐIỂM KHI TRIỂN KHAI HỆ THỐNG KPIs
- Nếu các chỉ số KPIs xây dựng
không đạt được tiêu chí SMART thì nó không chỉ gây ảnh hưởng xấu cho hệ thống
ĐGTHCV mà còn gây hậu quả xấu cho hệ thống quản trị của tổ chức nói chung.
- Nếu mục tiêu không đạt được
tiêu chí Specific (cụ thể) thì người lao động không biết mình phải làm gì và
làm như thế nào để đạt được hiệu quả công việc như mong muốn.
- Các chỉ số không đạt tiêu chí
measuarable (đo lường được): Như vậy khi đưa ra các tiêu chí không còn ý nghĩa
đo lường kết quả THCV.
- Các chỉ số KPIs không đạt được
tiêu chí Achievable (có thể đạt được) và Realistics (thực tế):…: Mục tiêu xây dựng
quá xa vời so với thực tế, nhân viên không thể đạt được mục tiêu dù đã cố gắng
hết mình. Điều này dẫn đến tâm lý thất vọng, chán nản và không muốn làm việc.
- Các chỉ số KPIs không có hạn định
cụ thể: người lao động không biết công việc này phải làm trong thời gian bao
lâu hay khi nào phải hoàn thành. Điều này gây khó khăn rất lớn cho người lao động
trong quá trình thực hiện công việc
- Khi sử dụng các tiêu chí KPIs làm
mục tiêu thì phải thay đổi theo mục tiêu của tổ chức, nó không có hiệu quả cao
nếu được sử dụng theo thời gian dài.
5. QUY TRÌNH XÂY DỰNG KPIs CHO MỘT BỘ PHẬN, CHỨC DANH CÔNG VIỆC
Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPIs
Các bộ phận/phòng/ban tự xây dựng
KPIs: có thể do các bộ phận/phòng/ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống
KPIs cho các vị trí chức danh trong bộ phận/phòng/ban đó dựa trên sự hướng dẫn,
trợ giúp về mặt phương pháp của những người có chuyên môn (bộ phận chuyên trách
nguồn nhân lực, các nhà chuyên môn).
- Người xây dựng KPIs thường là
Trưởng bộ phận/phòng/ban – người hiểu rõ và tổng quan nhất về các nhiệm vụ, yêu
cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Trong trường hợp bộ phận/phòng/ban
quá lớn thì việc xây dựng KPIs nên được đảm nhận bởi những quản lý cấp thấp
hơn.
- Ưu điểm của phương pháp này:
các chỉ số KPIs do các bộ phận/phòng/ban tự xây dựng cho bộ phận mình sẽ có
tính khả thi cao và mang thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
- Nhược điểm của phương pháp này:
có thể dẫn đến việc thiếu khách quan trong việc xây dựng hệ thống KPIs như: đặt
mục tiêu quá thấp. Do đó, nếu xây dựng KPIs theo phương pháp này thì cần có sự
kiểm định, đánh giá của hội đồng những nhà chuyên môn, am hiểu về công việc của
bộ phận/phòng/ban.
- Bộ phận chuyên trách nguồn nhân
lực, các nhà chuyên môn: khác với phương pháp trên, phương pháp này đảm bảo được
tính khách quan, khoa học về phương pháp. Tuy nhiên các chỉ số KPIs đưa ra có
thể không thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng/ban.
- Để khắc phục vấn đề này, hệ thống
KPIs sau khi được xây dựng cần có sự góp ý, thẩm định, đánh giá của bộ phận chức
năng.
Bước 2: Xác định các KRAs (Keys Result Area) của bộ phận (các chức
năng/nhiệm vụ của Phòng).
Mỗi bộ phận trong tổ chức có những
chức năng/trách nhiệm cụ thể đặc trưng cho bộ phận/phòng/ban và hệ thống các
KPIs được xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, chức năng, nhiệm vụ của
bộ phận.
Bước 3: Xác định vị trí chức danh và các trách nhiệm chính của vị trí
chức danh.
- Với mỗi vị trí chức danh thì
người xây dựng KPIs cần chỉ ra một số trách nhiệm chính mà người đảm nhận vị
trí công việc này phải thực hiện (mô tả công việc). Các trách nhiệm chính này
là cơ sở để xây dựng hệ thống chỉ số KPIs do đó, các trách nhiệm nêu ra phải rõ
ràng, cụ thể và có thể thực hiện được.
Hệ thống KPIs sau khi được xây dựng cần có sự góp ý, thẩm định, đánh
giá của bộ phận chức năng
Bước 4: Xác định các chỉ số KPIs (chỉ số đánh giá)
a. KPIs của bộ phận: dựa trên cơ
sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng/ban người xây dựng hệ thống KPIs
sẽ xây dựng những chỉ số KPIs chung đặc trưng cho cả bộ phận. Những chỉ số KPIs
này là cơ sở để xây dựng KPIs của từng vị trí chức danh.
b. KPIs cho từng vị trí chức
danh:
- Vây dựng KPIs để cho người lao
động thực hiện đúng mô tả và yêu cầu công việc. Do đó, các chỉ số KPIs được xây
dựng trên cơ sở những trách nhiệm chính của vị trí chức danh nêu trên và các chỉ
số KPIs của từng bộ phận.
- Các chỉ số KPIs phải đảm bảo
tiêu chí SMART và phải có nguồn thu thập thông tin mà doanh nghiệp đang áp dụng
hoặc sẽ áp dụng trong tương lai gần.
- Kỳ đánh giá: Kỳ đánh giá thường
áp dụng là tháng, quý, năm. Tùy vào từng chỉ số KPIs, nội dung của các từng chỉ
số mà người
Bước 5: Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được
- Thông thường điểm số được chia
ra thành 2 – 5 mức độ điểm số tương ứng với mức độ hoàn thành công việc theo kết
quả.
- Càng nhiều mức độ điểm số thì
việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nếu quá chia nhỏ các mức độ điểm số
thì việc đánh giá cuối cùng và xác định tổng điểm cuối cùng sẽ gặp khó khăn
trong việc xác định điểm số
Bước 6: Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPIs và lương, thưởng
Với mỗi khung điểm số cụ thể người
xây dựng hệ thống KPIs sẽ xác định mỗi liên hệ giữa kết quả đánh giá và các mức
đãi ngộ cụ thể.
Tùy thuộc vào từng bộ phận chức
danh, lĩnh vực hoạt động… mà các nhà quản lý thực hiện việc xây dựng KPIs linh
hoạt trong các bước và nên thuê các chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm kết hợp với
nhân viên trong Công ty để chỉ tiêu đưa ra đưa vào sử dụng phát huy hiệu quả
cao và phù hợp với mục tiêu quản lý chung của Công ty, đặc biệt là mục tiêu
trong quản lý nhân sự. Để dễ dàng hơn trong việc xây dựng triển khai KPIs trong
đánh giá công việc, bạn có thể tham khảo chương trình XÂY DỰNG, TRIỂN KHAI
KPIs TỪ MỤC TIÊU CÔNG TY THEO “ĐỊNH DẠNG BSC” được giảng dạy độc quyền tại Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý Lãnh Đạo SAM
để hiểu rõ hơn cũng như tính khả thi khi áp dụng vào thực tế.
For more Information or Support, Please contact us:
Nhận xét
Đăng nhận xét