Tính lương ở doanh nghiệp và những rủi ro
Ở vai trò là người đứng
đầu bộ phận nhân sự, các nhà quản trị nhân sự đã bao giờ tự đánh giá mức độ rủi
ro của hệ thống hay quy trình tính lương của doanh nghiệp?
Làm
sao chủ doanh nghiệp nhận biết được công ty mình đang trả lương theo đúng quy định?
Giải pháp sẽ là gì nếu nhân viên công ty nhận được mức lương chưa phù hợp với
năng lực của họ? Thời gian, công sức và chi phí để chấn chỉnh việc này phải
chăng là con số không hề nhỏ, trong khi doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự chủ động
tìm giải pháp để tập trung vào những công việc quan trọng hơn.
Đã
có rất nhiều câu hỏi tương tự các chủ doanh nghiệp hay giám đốc nhân sự tự hỏi
nhằm tìm ra giải pháp cho các rủi ro trong quy trình tính lương. Tuy nhiên, đa
phần các công ty hiện nay chỉ đang thực hiện các biện pháp “chữa cháy” cho những
tình huống khẩn cấp, trong khi việc phòng ngừa và quản lý rủi ro là vô cùng
quan trọng, hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí và thời gian nhằm đảm
bảo sự hoạt động bền vững với sự đầu tư về công sức và tiền của vô cùng hợp lý.
Tính lương cho doanh nghiệp
cần
xác định
những
rủi
ro và đưa ra hướng giải
quyết
kịp
thời
Bên
dưới là một số câu hỏi giúp doanh nghiệp không những nhận diện được rủi ro,
đánh giá lại mức độ rủi ro trong hệ thống/ quy trình tính lương mà còn đảm bảo
hệ thống hay quy trình tính lương luôn được thực hiện một cách chuyên nghiệp.
Quy trình đúng và an toàn là điều quan trọng nhất, giúp doanh nghiệp giảm thiểu
được các rủi ro và ngăn ngừa được những sự cố có thể làm tổn hại đến danh tiếng
của doanh nghiệp, làm giảm động lực làm việc và cam kết gắn bó của nhân viên.
1.
Doanh nghiệp thiết lập quy trình tính lương có đảm bảo tuân thủ theo các quy định
của luật hiện hành không?
2.
Doanh nghiệp có người phụ trách cập nhật những thay đổi về luật liên quan đến
nhân sự không?
3.
Phòng công nghệ thông tin có hệ thống sao lưu dự phòng dữ liệu không?
4.
Có chính sách phân quyền truy cập và cài đặt mật khẩu để bảo mật các tập tin
liên quan đến lương và phúc lợi không?
5.
Có hệ thống đáng tin cậy để cảnh báo các khoản chi trả cần phải sửa đổi hay các
khoản chi trả bất thường không?
6.
Có người kiểm tra bảng lương hay kiểm toán nội bộ/ kiểm toán bên ngoài để đảm bảo
lương và các khoản thanh toán khác được chi trả chính xác không?
Những rủi ro trong tính
lương sẽ mang đến những phiền toái về thời gian và chi phí giải quyết
7.
Sai sót về tính lương mỗi tháng có ít hơn 1% không?
8.
Doanh nghiệp có trả lương cho nhân viên đúng thời hạn 100% như cam kết trong hợp
đồng lao động không?
9.
Doanh nghiệp có lập kế hoạch dự phòng người thay thế cho chuyên viên tiền lương
trong trường hợp chuyên viên tiền lương nghỉ việc hay nghỉ phép đột xuất không?
10.
Quy trình bàn giao công việc của doanh nghiệp có chi tiết và đủ độ tin cậy để đảm
bảo việc bàn giao được đầy đủ, tránh làm mất thông tin/dữ liệu không?
11.
Doanh nghiệp có đảm bảo việc gửi phiếu lương đến đúng từng nhân viên không?
12.
Thắc mắc của nhân viên về lương và phúc lợi có được bộ phận tiền lương giải đáp
nhanh chóng và kịp thời không?
Số
câu trả lời “KHÔNG” sẽ tỷ lệ thuận với mức độ rủi ro của doanh nghiệp. Điều
đáng quan tâm hơn là nếu câu trả lời là “KHÔNG” cho các câu hỏi số 1,2,3,4 thì
quy trình tính lương của doanh nghiệp đang có nguy cơ rủi ro cao.
Nếu
mức độ rủi ro là thấp hay trung bình, doanh nghiệp có thể tự củng cố lại quy
trình tính lương nội bộ. Tuy nhiên, đối với mức độ rủi ro cao, hiện nay trên thị
trường, đa phần các công ty, tổ chức đều chọn giải pháp nhờ đến các công ty tư
vấn bên ngoài, giúp họ có những điều chỉnh hợp lý. Đây là giải pháp tối ưu so với
việc các doanh nghiệp tự “sửa sai” vì giải pháp này giúp họ lập tức chuyển đổi
mức rủi ro cao sang thấp với tính chuẩn xác và thời gian nhanh nhất. Hơn nữa,
các công ty tư vấn đã có sự trang bị đặc biệt cho hệ thống tính lương của mình
với cả đội ngũ chuyên gia tiền lương giàu kinh nghiệm có những dự đoán và phòng
ngừa chính xác nhằm giảm thiểu rủi ro kịp thời và nhất quán.
Vì
vậy, tùy vào thực trạng kinh doanh, các doanh nghiệp cần cân nhắc thật kỹ để
đưa ra những quyết định đúng đắn cho việc tính lương nội bộ hay thuê các công
ty dịch vụ bên ngoài nhằm quản lý rủi ro và nâng cao uy tín cho doanh nghiệp. Mặc
khác, để có thể xây dựng một hệ thống lương hiệu quả và giúp giải quyết nhiều vấn
đề về lương trong doanh nghiệp, các bạn có thể tham khảo lớp Xây dựng hê thống
lương theo giá trị công việc - Position Q được tổ chức tại Trường Đào Tạo Kỹ
Năng Quản Lý SAM để hiểu rõ hơn về những giá trị từ việc xây dựng hệ thống
lương hiệu quả mang lại những gì cho doanh nghiệp.
Bích Trâm
For more Information or Support, Please contact us:
Nhận xét
Đăng nhận xét